Auftragsverarbeitungsvertrag

Vertragsparteien und Geltung

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wird geschlossen zwischen dem Kunden gemäß Hauptvertrag bzw. Bestellung (nachfolgend: „Verantwortlicher") und der ML KontorStack UG (haftungsbeschränkt), Plecherstraße 2, 81541 München, Amtsgericht München HRB 311846 (nachfolgend: „KontorStack" oder „Auftragsverarbeiter").

Dieser AVV ergänzt den zwischen den Parteien geschlossenen Vertrag über die Nutzung der KontorStack-Plattform (nachfolgend: „Hauptvertrag") und regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten, die KontorStack im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet. Er wird mit Abschluss des Hauptvertrags – insbesondere mit der Zustimmung zu den AGB im Bestellprozess – wirksam vereinbart; einer gesonderten Unterzeichnung bedarf es nicht. Er gilt zudem automatisch für alle weiteren Verträge zwischen den Parteien, solange keine Partei dem in Textform widerspricht. Im Konflikt zwischen Hauptvertrag und AVV gilt der AVV.

Haben die Parteien im Einzelfall einen gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag in Textform geschlossen, geht dieser der vorliegenden Online-Fassung vor. Im Übrigen ersetzt diese Fassung etwaige zuvor zwischen den Parteien geschlossene Auftragsverarbeitungsverträge; die auf deren Grundlage erfolgte Verarbeitung wird von den Parteien bestätigt.

§ 1 Gegenstand, Dauer und Zweck der Verarbeitung

(1) KontorStack verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen ausschließlich zur Erbringung der im Hauptvertrag beauftragten Leistungen. Welche Leistungen im Einzelfall beauftragt sind und welche Datenarten und Kategorien betroffener Personen dabei verarbeitet werden, ergibt sich aus der Verarbeitungsübersicht im jeweiligen Angebot bzw. der Bestellung. Absatz 3 beschreibt die Leistungen, die KontorStack anbietet, mit den jeweils typischen Datenarten und Betroffenen.

(2) Die Dauer der Verarbeitung entspricht der Laufzeit des Hauptvertrags. Nach Vertragsende richtet sich der Umgang mit den Daten nach § 10 dieses AVV.

(3) Gegenstand der Verarbeitung sind je nach beauftragter Leistung:

1. (1) KI-Wissensplattform. Indexierung der vom Verantwortlichen bereitgestellten Dokumente, Suche und KI-gestützte Beantwortung von Nutzerfragen mit Quellenangabe.

   Datenarten: Namen, Funktionen und E-Mail-Adressen von Mitarbeitern; Unterschriften, Prüferkürzel und Freigabevermerke in Dokumenten; Bearbeitungs- und Versionshistorien.

   Betroffene: Mitarbeiter des Verantwortlichen; externe Prüfer und Dienstleister, deren Daten in den Dokumenten enthalten sind.

2. (2) Automatisierte Bestellerfassung. Verarbeitung eingehender E-Mails im Auftragspostfach, Klassifikation und Anlage von Bestellungen im vom Verantwortlichen benannten Shop- oder ERP-System.

   Datenarten: Kontakt- und Adressdaten von Kunden und Geschäftspartnern; Bestell-, Auftrags- und Lieferdaten; Inhalte und Metadaten der eingehenden E-Mails.

   Betroffene: Kunden, Interessenten und Geschäftspartner des Verantwortlichen sowie deren Mitarbeiter.

3. (3) KI-Arbeitsplatz. Persönliche Assistenten für die vom Verantwortlichen freigegebenen Nutzer, einschließlich der Analyse von Postfachinhalten und Kommunikationsverläufen zur Erstellung versandfertiger Antwortentwürfe.

   Datenarten: Inhalte und Metadaten der E-Mail-Kommunikation der freigegebenen Nutzer; Vorgangs- und Termininformationen aus angebundenen Systemen; Angaben zum persönlichen Kommunikationsstil.

   Betroffene: Die freigegebenen Nutzer sowie deren interne und externe Kommunikationspartner.

4. (4) Automatisierte Workflows. Regel- und ereignisgesteuerte Verarbeitungsketten, die Vorgänge aus angebundenen Systemen aufnehmen, mit KI-Unterstützung aufbereiten und Ergebnisse als Entwurf zur Freigabe bereitstellen oder – soweit ausdrücklich beauftragt – in angebundene Systeme zurückschreiben.

   Datenarten: Inhalte und Metadaten der verarbeiteten Vorgänge (z. B. E-Mails, Dokumente, Formulare, Datensätze); Bearbeitungs-, Freigabe- und Ausführungsprotokolle des Workflows.

   Betroffene: Nutzer des Verantwortlichen; Personen, deren Daten in den verarbeiteten Vorgängen enthalten sind (insbesondere Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner des Verantwortlichen).

5. (5) Agenten und Skills. Bereitstellung konfigurierbarer KI-Agenten und wiederverwendbarer Skills, die vom Verantwortlichen definierte Aufgaben auf den für sie freigegebenen Inhalten ausführen.

   Datenarten: Konfigurations- und Anweisungsdaten der Agenten und Skills; Inhalte und Metadaten der jeweils verarbeiteten Anfragen und Quelldokumente; Ausführungsprotokolle.

   Betroffene: Nutzer des Verantwortlichen; Personen, deren Daten in den verarbeiteten Inhalten enthalten sind.

6. (6) Integrationen, MCP und lokaler Dateizugriff. Anbindung der vom Verantwortlichen benannten Drittsysteme (z. B. Microsoft 365, Notion, Shop- und ERP-Systeme) über Schnittstellen bzw. das Model Context Protocol. Inhalte werden im Moment der Anfrage mit den Zugangsrechten des jeweiligen Nutzers gelesen und nur dann dauerhaft gespeichert, wenn dies ausdrücklich beauftragt ist. Für Ablagen im eigenen Netz des Verantwortlichen kann zusätzlich eine Connector-Software auf einem seiner Systeme betrieben werden. Sie baut ausschließlich ausgehende Verbindungen auf, greift nur lesend auf die vom Verantwortlichen freigegebenen Ordner zu und überträgt deren Inhalte zur Verarbeitung an die Plattform; schreibende Zugriffe auf die lokale Ablage finden nicht statt. Jeder Zugriff wird auf dem System des Verantwortlichen protokolliert.

   Datenarten: Inhalte und Metadaten der abgerufenen oder geschriebenen Datensätze; Inhalte und Verzeichnisangaben der freigegebenen lokalen Ordner; Zugriffs- und Verbindungsprotokolle; die für die Anbindung erforderlichen Zugangs- und Berechtigungsinformationen.

   Betroffene: Nutzer des Verantwortlichen sowie Personen, deren Daten in den angebundenen Systemen enthalten sind.

(4) Eine Verarbeitung zu anderen Zwecken, insbesondere zu eigenen Zwecken von KontorStack, findet nicht statt.

§ 1a Besondere Kategorien personenbezogener Daten

(1) Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO sind nicht Gegenstand der beauftragten Verarbeitung. Die Plattform ist für ihre Verarbeitung nicht bestimmt; der Verantwortliche stellt sicher, dass solche Daten nicht eingestellt werden.

(2) Stellt der Verantwortliche fest, dass solche Daten entgegen Absatz 1 in der Plattform verarbeitet werden, informiert er KontorStack; diese Daten werden dann unverzüglich gelöscht. Gesetzliche Pflichten des Verantwortlichen, etwa aus der Pharmakovigilanz oder anderen branchenspezifischen Melde- und Aufbewahrungspflichten, bleiben unberührt.

§ 2 Weisungen

(1) KontorStack verarbeitet die Daten nur nach dokumentierten Weisungen des Verantwortlichen. Weisungen werden in Textform (E-Mail genügt) erteilt.

• Weisungsberechtigt beim Verantwortlichen: die im Bestellprozess oder im Hauptvertrag benannten Personen, ersatzweise die gesetzlichen Vertreter des Verantwortlichen.
• Weisungsempfänger bei KontorStack: die Geschäftsführung sowie die für den Datenschutz verantwortliche Person. Weisungen können an hello@kontorstack.com gerichtet werden; KontorStack benennt dem Verantwortlichen auf Anfrage die aktuell zuständigen Personen.

(2) Hält KontorStack eine Weisung für rechtswidrig, informiert KontorStack den Verantwortlichen und kann die Ausführung bis zur Klärung aussetzen.

§ 3 Technische und organisatorische Maßnahmen

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO sind in Anlage 1 beschrieben. KontorStack darf die Maßnahmen fortentwickeln, solange das Schutzniveau nicht gesenkt wird. Wesentliche Änderungen werden dem Verantwortlichen in Textform mitgeteilt.

§ 4 Zugriffsbeschränkung und Vertraulichkeit

(1) Administrativen Zugriff auf die verarbeiteten Daten haben bei KontorStack ausschließlich die hierfür benannten Administratoren. Der Kreis der Zugriffsberechtigten ist auf das für Betrieb und Support erforderliche Minimum beschränkt und wird dokumentiert; KontorStack benennt dem Verantwortlichen auf Anfrage die aktuell zugriffsberechtigten Personen. Zugriffe im Vertretungsfall erfolgen ausschließlich zur Bearbeitung konkreter Support-Anfragen und werden protokolliert.

(2) Endnutzer des Verantwortlichen erhalten Antworten ausschließlich auf Grundlage der für sie freigegebenen Inhalte (rollenbasiertes Berechtigungskonzept).

(3) Alle Personen, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Diese Pflicht gilt auch nach Vertragsende.

§ 5 Unterauftragsverarbeiter

Der Verantwortliche genehmigt den Einsatz der in Anlage 2 aufgeführten Unterauftragsverarbeiter. KontorStack informiert mindestens 30 Tage vorher in Textform über neue oder geänderte Unterauftragsverarbeiter. Der Verantwortliche kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund binnen 14 Tagen widersprechen. KontorStack verpflichtet alle Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf ein Schutzniveau, das mindestens diesem AVV entspricht.

Systeme, die der Verantwortliche über Schnittstellen, MCP oder Integrationen anbindet (etwa Microsoft 365, Notion, Shop- und ERP-Systeme), sind keine Unterauftragsverarbeiter von KontorStack, sondern Systeme des Verantwortlichen bzw. dessen eigener Anbieter. KontorStack greift auf sie ausschließlich mit den vom Verantwortlichen erteilten Zugangsrechten und nach dessen Weisung zu; die datenschutzrechtliche Ausgestaltung dieser Systeme verantwortet der Verantwortliche.

§ 6 Besondere Regeln für die KI-Nutzung

• Die Daten des Verantwortlichen werden nicht zum Training oder Fine-Tuning von KI-Modellen verwendet, weder durch KontorStack noch durch eingesetzte Dritte (insbesondere Anthropic/AWS Bedrock). Abgesichert über das AWS Data Processing Addendum.
• KontorStack verwendet ausschließlich Sprachmodelle, die in der EU gehostet werden und keine Kundendaten zum Training verwenden. Ein Ausweichen auf US-Modelle mit Trainingserlaubnis ist ausgeschlossen.
• Anfragen und Antworten werden über AWS Bedrock in Frankfurt (eu-central-1) verarbeitet. AWS kann Prompts/Antworten gemäß eigener Richtlinie bis zu 30 Tage zum Schutz vor Missbrauch speichern, nicht für Training.

§ 7 Meldung von Datenschutzverletzungen

KontorStack meldet Datenschutzverletzungen an den Verantwortlichen unverzüglich, spätestens innerhalb von 48 Stunden nach Kenntniserlangung, in Textform. Die Meldung enthält: Art der Verletzung, betroffene Datenkategorien und ungefähre Anzahl, wahrscheinliche Folgen, ergriffene oder geplante Maßnahmen.

§ 8 Unterstützungspflichten

(1) KontorStack unterstützt den Verantwortlichen bei Anfragen betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung usw.) mit angemessenen technischen Mitteln. Wenn betroffene Personen sich direkt an KontorStack wenden, leitet KontorStack die Anfrage unverzüglich an den Verantwortlichen weiter und antwortet nicht selbst.

(2) KontorStack unterstützt den Verantwortlichen unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der KontorStack zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der Pflichten aus Art. 32 bis 36 DSGVO, insbesondere bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und vorherigen Konsultationen der Aufsichtsbehörde.

(3) Die Beteiligung des Betriebsrats, insbesondere nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, liegt in der Verantwortung des Verantwortlichen. KontorStack unterstützt ihn hierbei durch eine verständliche Systembeschreibung und stellt das System auf Wunsch dem Betriebsrat oder dem Datenschutzbeauftragten vor.

§ 9 Nachweis und Kontrolle

(1) KontorStack stellt dem Verantwortlichen alle erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung dieses AVV zur Verfügung, insbesondere TOM-Dokumentation und Zertifikate der eingesetzten Cloud-Anbieter. Schriftliche Auskünfte liefert KontorStack innerhalb von 14 Tagen.

(2) Kontrollen erfolgen vorrangig durch Einsichtnahme in die vorgenannten Unterlagen. Soweit dies zum Nachweis der Einhaltung dieses AVV im Einzelfall nicht ausreicht oder eine Aufsichtsbehörde dies verlangt, kann der Verantwortliche nach vorheriger Ankündigung mit angemessener Frist (mindestens 14 Tage) während der üblichen Geschäftszeiten eine Überprüfung – auch vor Ort – durchführen oder durch einen zur Verschwiegenheit verpflichteten Dritten durchführen lassen, ohne den Geschäftsbetrieb wesentlich zu stören.

§ 10 Rückgabe und Löschung nach Vertragsende

(1) Nach Abschluss der Verarbeitung hat der Verantwortliche die Wahl, ob KontorStack die personenbezogenen Daten löscht oder ihm zurückgibt. Ein entsprechendes Verlangen ist bis zum Ablauf von 30 Tagen nach Vertragsende in Textform zu stellen; die Rückgabe erfolgt in einem gängigen, maschinenlesbaren Format.

(2) Im Übrigen löscht KontorStack nach Vertragsende oder auf Weisung des Verantwortlichen alle personenbezogenen Daten aus den Produktivsystemen innerhalb von 30 Tagen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Bestehen solche Pflichten, wird die Verarbeitung auf den Zweck der Aufbewahrung beschränkt und nach deren Ablauf gelöscht.

(3) Der Verantwortliche kann jederzeit auch während der Laufzeit die Löschung einzelner oder aller Daten verlangen. Auf Anfrage bestätigt KontorStack die Löschung in Textform.

§ 11 Geltung für Folgeverträge

Dieser AVV gilt für den Hauptvertrag und automatisch für alle Folgeverträge zwischen den Parteien (z. B. einen späteren kommerziellen Dienstleistungsvertrag), solange keine Partei dem in Textform widerspricht.

§ 12 Sonstiges

Änderungen dieses AVV bedürfen der Textform. Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist München.

Anlage 1 – Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

KontorStack betreibt die Plattform auf Microsoft Azure (Region West Europe). Die Erzeugung von Antworten läuft über AWS Bedrock in Frankfurt (eu-central-1) mit Modellen der Anthropic-Claude-Familie; weitere KI-Verarbeitung (insbesondere Vektorisierung von Dokumenten) erfolgt über den Azure OpenAI Service in den Regionen Germany West Central und Sweden Central. Für alle eingesetzten Modelle ist die Nutzung von Kundendaten für Modelltraining vertraglich ausgeschlossen. Sämtliche Verarbeitung findet in Rechenzentren innerhalb der EU statt.

1. Vertraulichkeit

2. Integrität

3. Regelmäßige Überprüfung

4. KI-Verarbeitung

Anlage 2 – Liste der Unterauftragsverarbeiter

Weitere Dienste werden fortlaufend ergänzt. KontorStack informiert den Kunden gemäß § 5 dieses AVV über Änderungen.