Die ganze Plattform
Chat, Agenten, Workflows und Integrationen im Überblick.
Zur ÜbersichtJede Anfrage hat schon eine Antwort
Der Workflow liest jede Anfrage, zieht Preisliste und Vertrag dazu und legt den Entwurf in Ihre Freigabe-Inbox. Ihr Team prüft, statt zu formulieren.
Aus 12 Minuten Formulieren werden 2 Minuten Prüfen, Rechenbeispiel unten · Kein Versand ohne Freigabe · Läuft auf Outlook und Gmail
Eine sichtbare Kette, keine Blackbox.
Neue E-Mail nach Suche (Outlook)Werkzeug: OutlookSimulierter Workflow-Editor mit fiktiven Daten der Vossberg GmbH. Bausteine und Beschriftungen entsprechen der echten Workflow-Plattform, einschließlich der Konfig-Chips Wissens-Suche, Web-Suche und Integration — je Mailklasse einzeln zuschaltbar.
Prüfen statt formulieren.
Das ist die ganze Rechnung, und Sie können sie mit Ihren eigenen Zahlen nachrechnen.
Was das pro Woche bedeutet
Die Stunden gehören dem Vertriebsinnendienst: Statt jede Anfrage von der leeren Seite zu formulieren, liest Ihr Team einen fertigen, belegten Entwurf und entscheidet.
Wir nennen keine gemessene Zahl, bevor es sie gibt. Ihre erste eigene Zahl entsteht im Pilot.
Ihre Zahlen sind andere? Die Rechnung bleibt: (Minuten formulieren − Minuten prüfen) × Anfragen.
Ein echter Fall, einmal durch.
Erst die Anfrage, dann der Entwurf, dazwischen Ihre Entscheidung.
Die Anfrage kommt an
Der Trigger erkennt die Mail beim nächsten Prüf-Intervall. Die KI-Bedingung stuft sie als Kundenanfrage ein.
Guten Tag, wir betreiben zwei Vossberg-Förderanlagen (Baujahr 2021) am Standort Lüneburg und interessieren uns für einen Wartungsvertrag mit Reaktionszeit unter 48 Stunden. Können Sie uns ein Angebot machen? Mit freundlichen Grüßen, Katrin Sommer
Der Entwurf wartet auf Sie
Quellen des Entwurfs laut Lauf-Protokoll: Preisliste_2026_Q3.xlsx · Wartungsvertraege_Konditionen.pdf
Warum das kein Autoresponder ist.
Bei Unsicherheit passiert genau eines: nichts. Der Lauf wartet auf einen Menschen.
Autoresponder senden an jeden. Dieser Workflow filtert erst, begründet dann aus Ihren Dokumenten — und sendet nie selbst.
- KI-Bedingung filtert: Newsletter und Spam starten keinen Entwurf
- Jeder Entwurf wartet auf Freigabe, Frist 7 Tage
- Ablehnung beendet den Lauf, mit protokollierter Begründung
- Begründet aus Ihrem Wissensordner, mit Quellenliste je Lauf
| Status | Gestartet | Dauer | Auslöser |
|---|---|---|---|
| Wartet auf Freigabe | vor 4 Min. | 18,4 s | Neue E-Mail nach Suche |
| Erfolgreich | vor 38 Min. | 54 s | Neue E-Mail nach Suche |
| Erfolgreich | gestern, 16:12 | 41 s | Neue E-Mail nach Suche |
| Abgelehnt beendet | gestern, 11:03 | 1 Min. 2 s | Neue E-Mail nach Suche |
| Erfolgreich | vor 3 Tagen | 47 s | Test |
Ein Muster, viele Fächer.
Derselbe Ablauf, konfiguriert auf Ihr Geschäft: anderer Suchbegriff, anderer Wissensordner, anderer Ton.
Als fertige Vorlage ist „Mail“ in Vorbereitung; bis dahin richten wir den Workflow im Pilot gemeinsam mit Ihnen ein.
So kommt der Workflow zu Ihnen.
Die Plattform läuft im Pilotbetrieb: Wir richten den Ablauf gemeinsam ein, Sie behalten die Freigabe.
Postfach verbinden
Outlook oder Gmail einmalig unter Integrationen verbinden. Gelesen wird live, keine Mail wird dauerhaft indiziert.
Gemeinsam einrichten
Suchbegriff, Wissensordner, Tonalität und wer freigibt: Das konfigurieren wir im Pilot mit Ihnen, an Ihren echten Anfragen.
Erste Freigabe erteilen
Ab der ersten freigegebenen Antwort prüft Ihr Team nur noch. Der Verlauf protokolliert jeden Lauf.
Was der Workflow wirklich tut.
Ein E-Mail-Agent, der bei jeder eingehenden Anfrage einen Wissens-Abgleich macht und einen Entwurf anlegt, ist bei KontorStack kein eigenständiges Werkzeug, sondern genau dieser Workflow: ein fester Ablauf aus Trigger, Prüfung, Wissenssuche und Freigabe. Mehr zur Einordnung gegenüber Postfach-Copiloten steht auf der Outlook-Integrationsseite.
Unterschied zum Postfach-CopilotenVerschickt der Workflow auch automatisch?
Nein. Jeder Lauf hält am Freigabe-Schritt an. Gesendet wird erst, wenn ein Mensch den Entwurf bestätigt — ohne Freigabe endet der Lauf mit Frist, nicht mit einem Versand.
Was passiert, wenn der Workflow die Antwort nicht kennt?
Der Entwurf stützt sich ausschließlich auf Ihren Wissensordner. Findet er dort keine ausreichende Grundlage, entsteht kein erratener Entwurf — der Lauf bleibt ohne Entwurf stehen, statt eine unbelegte Antwort vorzuschlagen.
Läuft das auch mit Gmail?
Ja. Der Auslöser „Neue E-Mail nach Suche“ existiert für Outlook und für Gmail gleichermaßen; der restliche Ablauf ändert sich nicht.
Wie verhindert ihr, dass jemand den Workflow per Mail manipuliert?
Über die Trennung von Entwerfen und Senden: Der Workflow hat kein Werkzeug, das selbstständig sendet. Eine manipulierte Eingangsmail kann höchstens einen falschen Entwurf erzeugen, nie eine tatsächliche Zustellung.
Lernt der Workflow, wie ich schreibe?
Heute noch nicht automatisch aus Korrekturen. Das ist eine bekannte Lücke, an der wir arbeiten, aber noch nicht Teil dieser Vorlage.